Mejores prácticas de implementación de Zenput

Hemos ayudado a cientos de empresas a lanzar y adoptar Zenput en sus restaurantes y tiendas a lo largo de los años. Una herramienta de software por sí sola no transformará su negocio. Debe combinarse con un compromiso de toda la empresa con el cambio organizacional y cultural.  Para comenzar en el camino correcto, a continuación les compartiremos algunos consejos de nuestros clientes más exitosos:

    1. Defina el éxito por adelantado. Aclare sus objetivos y cómo los medirá. Algunos ejemplos podrían ser "queremos aumentar las puntuaciones de las encuestas de los clientes sobre la limpieza de la tienda de 72 a 85" o "queremos que nuestros gerentes de tienda alcancen tasas de conclusión de tareas del 90% en las auditorías diarias de efectivo".

    2. Asigne un administrador de programas.  Designe a una persona en el equipo que administrará el programa Zenput día a día. Este podría ser un capacitador, uno de sus gerentes de distrito, alguien en el departamento de RRHH o TI, o el líder de operaciones. La parte importante es que seleccione a alguien que tenga espacio en su plato para hacer del lanzamiento una prioridad. 

    3. Revise sus procesos de trabajo existentes. Ya que las plantillas de papel son más difíciles de editar, encontramos que muchas empresas han estado usando los mismos formularios durante años, esto sin evaluar si todavía se ajustan a las necesidades actuales de la organización. Antes de enviar a Zenput sus formularios existentes, le sugerimos revisar cada plantilla para decidir si se necesitan cambios antes de digitalizarlos. ¿El orden de los elementos sigue alineado con la forma en que el miembro del equipo debe llevar a cabo la auditoría hoy? ¿Alguna de las preguntas está desactualizada? ¿Es necesario actualizar el sistema de puntuación? Es más probable que los miembros de su equipo acepten el cambio si has adoptado una visión holística antes de implementar un nuevo proceso. Su gerente de éxito del cliente (Customer Success Manager) también puede hacer recomendaciones sobre los diseños de formulario en función de la estructura de los datos que considere más valiosos y procesables para su empresa en el futuro.

    4. Haga un anuncio. Comunique (un correo electrónico o anuncio en una reunión de equipo) con anticipación antes de hacer la transición a Zenput. Es más impactante si este mensaje viene de arriba hacia abajo. Comparta su visión con el equipo sobre cómo este cambio les va a beneficiar a ellos y a la organización en términos más amplios (por ejemplo, eficiencia operativa, ahorro de costos, mejor experiencia del cliente, etc.) y especifique por qué seleccionó Zenput como la solución correcta. Se debe pedir a los gerentes/supervisores de distrito que refuercen este mensaje cuando trabajen directamente con sus gerentes de tienda.

    5. Cree victorias a corto plazo para generar el cambio inmediato. En términos de priorización, sugerimos comenzar con tareas recurrentes que ayuden a los gerentes de tiendas a desarrollar el hábito de usar la aplicación con frecuencia,  por ejemplo: abrir/cerrar listas de verificación, listas de verificación de limpieza y cualquier otra tarea que se espera que sus tiendas realicen a diario. Esto ayudará a mantener el impulso mientras agrega gradualmente formularios adicionales que el equipo utilice en casos específicos como informes de incidentes, solicitudes de mantenimiento y formularios relacionados con recursos humanos.

    6. Entrene al equipo. Si reunir a los gerentes de las tiendas para una sesión de capacitación en grupo no es práctico, hemos descubierto que un enfoque de "capacitar al capacitador" puede ser igual de efectivo. Puede entrenar a sus supervisores de campo en cómo utilizar la aplicación móvil primero. A continuación, se les puede asignar la tarea de descargar la aplicación en las tablets de la tienda para los gerentes de la tienda en su propio distrito, así como enseñarles cómo utilizarla.

    7. Retroalimentación y ajustes precisos. Después de las primeras dos semanas, solicite retroalimentación de los gerentes de sus tiendas y de los miembros del equipo de campo. Es probable que tenga que hacer un poco de ajustes, tal como editar plantillas de formulario o ajustar el intervalo de tiempo para las tareas diarias.  La buena noticia es que es rápido y fácil hacer estos cambios en Zenput y se reflejarán en tiempo real para su equipo. 
    8. Utilice los datos para generar resultados positivos. Una vez que todas las ubicaciones de tu tienda usen la aplicación, tendrá más visibilidad que nunca en sus operaciones diarias. Con datos relevantes al alcance de la mano, podrá ver qué tiendas y regiones están haciendo su trabajo a tiempo y cuáles son las áreas problemáticas de su organización. Una vez que sepa dónde su equipo está dejando algo que desear, puede desarrollar iniciativas de un nuevo entrenamiento de empleados que hagan hincapié en estos temas y luego midan las mejoras con el tiempo. También puede establecer reglas en la aplicación que desencadenará alertas automatizadas, así como tareas de seguimiento cuando se encuentren excepciones para que realmente se cierre el bucle en la comunicación y la ejecución.

    9. Construir sobre las victorias del equipo e institucionalizar el cambio. Para preparar a su equipo para el éxito a largo plazo, refuerce los comportamientos correctos. Por ejemplo, podría dar un bono al gerente de la tienda que tiene las tasas de finalización de tareas más altas cada mes. Por el contrario, es posible que debas retirar o transferir a algunos miembros del equipo que simplemente no pueden estar detrás de tu nuevo enfoque, para que no arrastren al resto del equipo hacia abajo. En el futuro, usted será capaz de entrenar a las nuevas contrataciones muy rápidamente, ya que todas sus tareas se centralizarán en un solo lugar. Recomendamos que vean el video de entrenamiento de la aplicación móvil Zenput en su primer día para que puedan ponerse en marcha!
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