Cómo: crear un formulario (admin)

Por favor tome en cuenta:

• Para guardar cambios, asegúrese de hacer clic en "Publish/Publicar".
• No hay manera de crear categorías personalizadas, ni de editar categorías existentes.
• Para que los formularios puedan ser vistos/completados por aquellos a quienes desea compartirlos, usted necesita presionar "Publish/Publicar", así como para guardar sus cambios.

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Adelántese a las diferentes secciones del artículo:

1. 1. Crear un formulario desde cero
      1. Constructor del Formulario/Form Builder
   2. Añadir puntuación/formulas
   3. Configuración, tareas de seguimiento y alertas
   4. Configurar el formulario para todos
   5. Distribuir el formulario para que pueda ser llenado

Crear un formulario desde cero: 

Para comenzar, navegue a la sección de Formularios en su cuenta de Zenput desde la aplicación web.

Haga clic en "Nuevo Formulario"/"New Form" en la esquina derecha superior de su pantalla de inicio.

Una ventana aparecerá preguntando si desea crear un nuevo formulario desde cero o enviar un formulario para que Zenput lo cree por su cuenta. Seleccione "Blank form"/"Formulario en blanco".

* Si selecciona "Enviar Formulario", usted puede subir un formulario para que Zenput cree por su cuenta, por favor tome a consideración que esto puede tomar de 2 a 3 días hábiles desde que se sube hasta que esta en su cuenta.
How to: Request a template be uploaded as a form (Admin)

Constructor del formulario/Form Builder Page

Después de seleccionar "Formulario en blanco"/"Blank Form" usted será redirigido hacia el constructor del formulario.

 

• • Los tipos de preguntas disponibles se encuentran en el extremo izquierdo de su pantalla
  • La estructura del formulario que está construyendo se encuentra en el centro de su pantalla.

Comience seleccionando una categoría así como asignando un nombre a su formulario.

Ya que su formulario cuente con un nombre y categoría, comience añadiendo preguntas de los campos de preguntas en la izquierda. Usted puede tanto hacer clic en los tipos de preguntas para añadir al fondo de su formulario, o puede arrastrar y colocar el tipo de pregunta entre otras preguntas dentro del formulario.

• Los detalles de las preguntas así como las opciones aparecerán en la parte derecha de su pantalla cuando comiencen a construir su formulario.
  
• Si desea que una pregunta sea requerida: seleccione la casilla debajo de la pregunta. 
  

Para mayor información sobre los diferentes tipos de preguntas así como sus posibilidades, consulte los siguientes artículos:

• Tipos de preguntas y casos de uso
• Cómo: utilizar HTML en formularios (Admin)
• Asignación de "aprobado/reprobado", "pass/fail" para formar preguntas (Admin)
• Añadir preguntas dependientes a un formulario(Admin)

• Seleccione la pregunta del formulario en la parte central y comience a ingresar los detalles de la pregunta que hará. Necesitará dar una etiqueta a una pregunta (por ejemplo: El área de clientes se muestra como un ambiente limpio y acogedor?)
  • De ser necesario, puede añadir instrucciones necesarias para la persona que responde las preguntas, también es posible adjuntar una foto o pdf para ayudarles.
    
• Para reorganizar el orden de los campos de pregunta ya antes añadidos a su formulario, sencillamente arrastre y coloque el campo en cualquier parte del formulario. Si está listo para guardar sus ediciones y cambios, haga clic en "Publicar"/"Publish".

• Cuando usted crea que su formulario está listo, seleccione "Vista Previa del Fromulario"/"Preview Form" en la parte superior derecha para ver una simulación de como los colaboradores verán el formulario al utilizar la app móvil Zenput.

Después de previsualizar el formulario y asegurarse de que cumple con sus requerimientos, asegúrese de guardar sus cambios haciendo clic en "Publicar"/"Publish".

• Si sale de la página sin guardar sus cambios no publicados, usted recibirá una alerta y la opción para guardar antes de salir haciendo clic en "OK", esto le permitirá guardar los cambios.
  

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Puntuación (Constructor de fórmulas)

La siguiente pantalla es donde puede añadir puntuación para cualquier campo de fórmula que hayan sido añadidos a su formulario utilizando las preguntas antes creadas. *Si su formulario no contiene campos de fórmula, sencillamente seleccione el botón de siguiente (next) para progresar al siguiente paso.

Seleccione la fórmula que le gustaría crear de la lista de fórmulas que ha añadido al formulario.

1. 1. Seleccione el tipo de fórmula que desea construir (Suma, Resta, Promedio o Porcentaje).
   2. También cuenta con la opción de permitir N/A como respuesta.
   3. Agregue preguntas de la izquierda a su fórmula. Simplemente haga clic en las preguntas para añadirlas, arrastre desde la izquierda hacia su fórmula, o seleccione varias preguntas a la vez haciendo clic en la casilla al lado del nombre de la pregunta, asigne el valor a cada pregunta de la fórmula.
   4. Cuando tenga todas las preguntas en su fórmula, asigne a cada pregunta su valor.
   5. Cuando termine de crear sus fórmulas, asegúrese de guardar los cambios haciendo clic en "Publish"/"Publicar".

NOTA: Si tiene una fórmula más compleja o avanzada y desea incluirla en su formulario, por favor comuníquese con su Customer Success Manager o support@zenput.com y háganos saber que fórmula desea implementar.

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Desencadenantes (Triggers)

La página de desencadenantes es donde configurará el envío de respuestas de formularios, así como tareas de seguimiento y alertas al cumplir criterios establecidos:

(Por ejemplo. cuando una pregunta es contestada con "No", generar una tarea de seguimiento automática al gerente de tienda para que pueda tomar acción).

Más información para configurar desencadenantes se puede encontrar en:
Desencadenantes: Cómo configuro tareas y alertas automatizadas?

• Opciones de routing automático:
  1. Enviar una copia de la respuesta por correo electrónico a quien conteste el formulario.
  2. Enviar una copia via correo electrónico a la dirección de la ubicación.
  3. Enviar una copia a Dropbox (si Dropbox está activado en su cuenta).
• Adicionalmente, usted puede enviar una copia de su respuesta de formulario a:
  
  1. Un rol en su jerarquía.
     (NOTA: Esta opción solamente está disponible si cuenta con un campo de ubicación en su formulario, lo cual recomendamos)
     (Ejemplo. Cada que un formulario es enviado, usted quiere que el Gerente del Distrito responsable por las tiendas en la jerarquía reciban una copia de sus respuestas por medio de correo electrónico).
     
     
  2. Un usuario en su cuenta.
  3. Una dirección de correo electrónico (útil para realizar un envío a una persona que no tiene una cuenta de Zenput).
     
     
  4. Cuando haya seleccionado dónde y a quién le gustaría enviar las respuestas de los formularios, ya sea por rol, usuario o correo electrónico, asegúrese de guardar sus cambios y hacer clic en "Publish"/"Publicar".

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Página de configuración de formularios

Cómo: Sección configuración en el constructor de formularios (Admin).

1. Aquí usted puede seleccionar si desea que su formulario sea un Formulario Privado.
   (Por favor lea más sobre los formularios privados antes de generar uno, ya que esto no es reversible).
   Formularios Privados - Cómo utilizarlos.
2. Permitir a otros usuarios con permisos de Admin editar el formulario en el futuro.
3. Esconder preguntas que no contengan respuesta alguna a la hora de recibir el correo electrónico.
   PARA USUARIOS UTILIZANDO LA APP MÓVIL AL CONTESTAR FOMRULARIOS:
4. Permitir a los usuarios seleccionar de la lista de ubicaciones completa en su cuenta de Zenput. (no solo restringido a las tiendas en su propia jerarquía).
5. Permitir a los usuarios prellenar el formulario con los datos ingresados anteriormente para la misma ubicación.
6. Restringir a los usuarios el subir imágenes de la galería de fotos, pidiendo tomar una fotografía en vivo cuando se necesite.
7. Mostrar respuestas previas cuando una pregunta Sí/No sea respondida con "No".

Cuando haya terminado seleccionando las opciones de configuración seleccione "Publish"/"Publicar".

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Página de distribución

Este es el último paso pero también el más importante. Cómo puede distribuir el formulario a su equipo? Desea que ellos tengan acceso a este formulario todo el tiempo y no solamente en tiempos específicos?

Desde la página de distribución podemos configurar lo siguiente:

1. 1. Cree un proyecto, así los usuarios pueden ver en su app móvil sus tareas.
      More information about project information can be found at the links below. 
      • Artículos
        • Cómo crear un proyecto en Zenput
        • Qué es un proyecto recurrente y cómo crear uno
      • Videos
        • Crear un proyecto no recurrente en Zenput
        • Crear un proyecto recurrente diario en Zenput
        • Crear un proyecto recurrente semanal en Zenput
        • Crear un proyecto recurrente mensual en Zenput
   2. Distribuya el formulario a un usuario, rol o equipo para que lo puedan llenar cuando sea necesario, así como designar que usuarios pueden editar todas las respuestas, sus propias respuestas o solamente ver sus propias respuestas.
      
      Para mayor información, aquí hay un artículo:
      Cuales son los diferentes tipos de privilegios/niveles de permisos?
   3. De aquí puede ver qué proyectos están utilizando el formulario de manera recurrente.
      
   4. Asegúrese de guardar sus cambios no publicados al hacer clic en "Publicar" a quien se distribuya este formulario, podrá ver los cambios realizados. Dependiendo en sus  configuración de notificaciones ellos recibirán una notificación de que un formulario ha sido compartido con ellos.